Managementul documentelor
Înainte de a demara orice discuție despre managementul documentelor este important ca persoanele care au sarcina de a utiliza un astfel de sistem informatic să aibă o bună cunoaștere a termenilor și conceptelor care decurg din această sintagmă generală.
Vom începe printr-o scurtă prezentare a celor mai uzuali termeni și a principalelor concepte întâlnite în cadrul unei soluții de „document management”.
Sistem de management al documentelor: (DMS - Document Management System) este un sistem software care asigură stocarea centralizată, versionarea, metadate, securitate și regasirea rapidă a documentelor.
80% din angajați consumă în medie 30 minute pe zi căutând informații; 60% consumă peste o oră recreând documente care deja există;
Media reutilizării unui document este de 19 ori; 7,5% din toate documentele unei companii se deteriorează anual;
Consumul de hârtie înregistrează o creștere de peste 22% pe an.
Într-o companie, consumul mediu de timp al unui angajat:
- 30% din timp citind și răspunzând la e-mailuri
- 28% din timp creând documente
- 20% din timp căutând informații
- 20% din timp analizând informații
Gradul de îmbunătățire a activității prin manipularea electronică a documentelor și utilizarea unui sistem de document management este de cel putin 50%.
Necesitate
Sistemele de operare tradiționale nu oferă uneltele și resursele avansate necesare pentru gestiunea documentelor. Pe măsură ce cunoștințele și valorile unei companii sunt păstrate și create din ce în ce mai des în format electronic, multe dintre aceste companii recunosc necesitatea unui sistem de management al documentelor.
Obiectiv
Sunt multe elemente care se transpun în costuri și stau la baza rentabilizării societății. Cele mai multe se îndreaptă spre scăderea costurilor și creșterea eficienței personalului:
- canalizarea firmei spre activitatea de baza, eliminându-se timpii morți din punct de vedere al căutării, regăsirii, distribuției, accesării și procesării informațiilor
- accelerarea proceselor interne prin crearea unui mediu standardizat și procedural
- disponibilitatea informației atunci când ai nevoie de ea, de la distanță, mai ales pentru companiile care au o structură distribuită în teritoriu
- creșterea eficienței în manipularea documentelor
- asigurarea securitatii informatiilor, utilizand reguli stricte de acces
- reducerea spațiului necesar arhivării, eliminând posibilitatea de pierdere a informațiilor, reducând costurile administrative (consumul hârtiei)
- îmbunătățirea controlului asupra activității desfășurate, printr-o comunicare eficientă, reducând timpii de rezolvare a sarcinilor
Soluție
Soluția este folosirea unui sistem DMS bazat pe administrarea unui server de fișiere, pentru reducerea la minimum a timpului de regăsire a informațiilor dispersate, aducând într-un singur loc atât documentele propriu-zise cât și informații suplimentare, asociate (metadate).